ניהול בתקופת חירום
המבחן הניהולי האמיתי הוא עכשיו.
פרוץ המלחמה והשבועות שעברו אפשר להגדיר כשלב ההלם והשוק:כולם מגויסים ומחויבים לתת יד כדי לשמור על הקיים / הבית / העבודה / המשפחה.
בנקודת זמן זו צריך להעביר את המערכת לשגרת חירום בריאה.
המלחמה, גם אם לא רואים זאת בברור, מייצרת שינויים ומציאות חדשה שתשפיע על כולנו.
כל ארגון מנסה לשמר ולתחזק את הפעילות העסקית, את הקיים.
מצד שני, הסביבה העסקית משתנה במהירות.
כל מנהל צריך להיות עירני, רגיש ולגלות תעוזה וחשיבה יצירתית.
המלחמה מביאה איתה חרדה, פחדים סמויים ועמוקים ולא משאירה אנשים באותו המקום שבו היו לפני 7 באוקטובר.
כל אחד מאתנו נושא איתו פצעים וצלקות.
תעוזה של מנהל באה לידי ביטוי בהבנתו שצריך להרכיב את הפאזל החדש.
השבוע התקשר אלי אחד המנהלים של ארגון גדול אותו אני מלווה מזה זמן.
בפתיחות רבה הוא שיתף אותי בתחושת המועקה שמלווה אותו כאדם וכמנהל.
הוא ביקש לדעת כיצד אני יכולה לסייע לו לתפקד ולהוביל גם בימי חירום אלו.
אמר לי כי הוא מרגיש נטול אנרגיה, מפוחד בתוכו ומבין את הקושי להוביל ולנהל את הארגון.
(אני חייב לתפעל את השוטף: לקיים ישיבות הנהלה, מפגשי צוותים, שיחות 1X1, לפגוש, לעודד להניע את העובדים).
בכל המפגשים הללו המציאות הקשה צפה ועולה והאחריות רק מכבידה יותר.
גם אצלו בבית לא שקט. בני משפחה מגוייסים והדאגה גדולה ומכבידה על התפקוד.
ציין כי המתח פוגע בסבלנות ובריכוז, שקיים קושי אמיתי לשמור על סדר יום מקדם.
הבעיה גדולה עוד יותר אצל העובדים בכל הרמות. חלקם לא מגיעים בכלל לעבודה מתוך הפחד והצורך להישאר עם המשפחה. חלקם מדווחים על טראומות שהם חווים שמלוות במצוקה רגשית.
חלק מהעובדים בכלל מוגדרים כ"מפונים", נמצאים הרחק מביתם ועבורם צריך לתכנן היערכות מיוחדת.
השיחה עם המנהל התפתחה לשני כיוונים עיקריים:
הראשון, הצורך שלו כמנהל להתייעץ עם גורם מקצועי חיצוני ואובייקטיבי.
הצורך האישי לפרוק ולחלוק מתח רב בהיותו בעל משפחה ומהבנתו כי המשך הובלת הארגון מחייב אותו לחשיבה אחרת ונועזת.
השני, הבנתו כי צריך למצוא דרכים כדי להתייחס למצב הרגשי החדש שבו מצויים חלק גדול מהעובדים.
לשאלתי, הוא ציין כי אכן יש לו מטה מקצועי (מש"א, צוות הנהלה, מנהלי מחלקות וכו') אבל מה שהוא באמת צריך זו
תמיכה אישית עבור עצמו שתשמור אותו בכושר ובאנרגיה גבוהה, שהוא מחפש כלים לתחזוקה האישית.
פגישתנו הוקדשה לשתי מטרות מרכזיות:
החלק האישי, הקשבה, הכלה, נשימה ותרגול כלים פרקטיים לניהול עצמי בתקופה של אי וודאות.
החלק השני, קרקוע והתנעה לפעולה – כלים ליצירת תכנית עבודה יישומית שתניע את הארגון קדימה גם עכשיו, בימי החירום.
תוכנית התנעה – מרעיונות לתוצאות
משתפת אתכם בכלים ניהוליים שפתחתי במהלך השנים האחרונות כחלק מקורס מנהלים אותו אני מעבירה במכללת כנרת, בטכניון ובחברות כלכליות מובילות.
מנוף מס. 1 – הכינו תוכנית עבודה יומית:
שבו עם עצמכם בבוקר במקום שקט ורשמו:
2 דברים שאני מקדם עכשיו / מייד
2 דברים שאני מקדם עד סוף היום
2 דברים שאקדם לכש…. אם וכאשר יהיה לי זמן
- אל תתפתו לרשום הרבה דברים, אלא רק 2-3 בכל קטגוריה. זוהי לא רשימת ה TO DO LIST
- בסוף היום הקדישו מספר דקות לעבור ע הרשימה ולסמן: בוצע / בוצע חלקית / לא בוצע
- חיזרו כל בוקר על אותה פעולה, הכנת תוכנית עבודה יומית מכניסה אותנו לקצב פעולות נכון ומתניעה תהליכים במוח של פרואקטיביות.
מנוף מס. 2 – תוכנית עבודה שבועית
שבו עם עצמכם במקום שקט ורשמו באופן ברור את המטרות שלכם לשבוע הקרוב לפי השאלות הבאות:
אלו תוצאות בכוונתי להשיג השבוע
- ……………………………………………………………………………………………………………..
- …………………………………………………………………………………………………………….
מהן הפעולות שעלי לבצע כדי לממשן
- ……………………………………………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………………………………………….
- ……………………………………………………………………………………………………….
- ליד כל פעולה רשמו את הדדליין שלה – עד מתי פעולה זו תתבצע בפועל.
- בסוף כל יום הקדישו מספר דקות לצ'קאפ / בדיקת ביצוע: סמנו מה בוצע / מה בתהליך עבודה/ מה טרם בוצע
- בתחילת כל יום הקדישו כמה דקות כדי לעבור ולדייק את תוכנית העבודה השבועית.
- חשוב כי תהליך זה יבוצע בכתב ולא בעלה"פ.
- המילה הכתובה היא מדוייקת ומוגדרת, הכתיבה מגבירה את המחוייבות שלנו.
- הרגילו עצמכם לתכנון בתחילת כל בוקר וכן למעקב ובקרה כנה בסיום היום.
הרגלים של אנשים מנצחים!
להתנעה ויצירת תוצאות יוצאות מן הכלל גם בתקופת חירום!
צריכים עוד עזרה?
מרגישים שבתקופה הלחוצה הזאת אתם זקוקים לאדם מקצועי, מחוץ לארגון, שיסייע לכם בחשיבה אסטרטגית ותכנון המהלכים הבאים?
בשביל זה יצרנו את המפגשים הממוקדים שאנחנו מקיימים בארגונים:
שלושה מפגשים עם התכנים הכי חזקים והכי אפקטיביים שיקפיצו את הצוותים שלכם להתנעה בתקופה של אי וודאות.
השאר פרטים ואחזור אליך לשיחת היכרות וברור צרכים – ללא התחייבות וללא עלות.