ניהול זמן של חנוכה – 9 הסודות לניהול זמן אפקטיבי

מקווה שכל אחד מכם מצליח לשלב בחנוכה גם מנוחה ובילוי משפחתי וגם עבודה יעילה לקראת סוף שנה.

חפשו את האיזונים הנכונים, שם נמצאת הפרודוקטיביות המירבית.

החנוכיה מסמלת עבורי מקום מאוזן, היוצר מיקוד וסדר.

האור מהווה חיבור לאור הפנימי הקיים בתוכנו.

בחרתי להקדיש את המאמר הבא ניהול זמן של חנוכה – 9 הסודות לניהול זמן אפקטיבי!לניהול זמן חגיגי לכבוד חנוכה.

החנוכיה לניהול זמן   –  עקרונות לאחריות אישית והגברת האפקטיביות 

1. נר ראשון – מיקוד ותעדוף משימות – להתחיל את היום במשימות החשובות ביותר. 

אל תדחה!  אל תתן לדברים החשובים להיות נתונים לחסדיהם של אלו הפחות חשובים. 

כלל אצבע, עד השעה 11:00 בבוקר בצע לפחות שתי משימות חשובות מאוד.

 2. נר שני – לרכז משימות דומות (טלפונים, תיוק) ולטפל בהן בבת אחת.

אנו מקבלים עשרות פניות ביום שמפעילות אותנו באוטומט לתגובה מיידית. 

למד להגיד "לא עכשיו", אטפל בבקשתך עד סוף היום. וודא שאתה באמת חוזר ללקוחות וסוגר את כל הפינות. 

העיקרון: לנהל ולא להתנהל!!!!   

לקחת שליטה על ניהול הפעולות, לעבוד לפי תוכנית עבודה ולא להיגרר בצורה תגובתית אחר כל בקשה "שמתפרצת" לחיינו.

 3. נר שלישי – חוק היתרון היחסי –  להאציל סמכויות.  

לתת לאחרים לבצע מה שאין לכם בו יתרון יחסי.  לרובנו קשה לשחרר שליטה, נדמה לנו שעלינו לעשות הכל בעצמנו. 

למד לבקש עזרה, להאציל סמכויות, לרתום אחרים למשימות שהן החוזקת שלהם והחולשות שלך.

 4. נר רביעי – לטפל בכל מסמך רק פעם אחת. לקרוא ולזרוק, או לטפל בו מייד, לפי העניין.  

אל תעביר דברים מתיקייה לתיקייה, ממדף למדף…  קרא פעם אחת וקבל החלטה מה עושים עם העניין. 

מסמכים שנגענו בהם פעמים רבות "חולים באדמת"… אילו היינו מציירים עליהם נקודה אדומה בכל פעם שנגענו בהם, וודאי היו חולים באדמת.

 5. נר חמישי – חוק הפריון – לשבץ משימות הדורשות ריכוז ומחשבה לשעות הערנות המרבית.   

לכל אחד מאתנו יש שעות מסוימות ביממה בהן אנחנו חדים וממוקדים. זהו את אותן השעות ושבצו בהן את הפעילויות הדורשות מכם את מירב הריכוז, היצירתיות וכישרון.

 6. נר שישי – חוק הרפיון –  לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות "מתות" לביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות.     

נצלו ביעילות את המרווחים הקטנים שבין פעילות אחת לשניה. למשל, כשאתם מחכים לפגישה, ממתינים לתשובה בטלפון או מרגישים עייפות וירידה באנרגיה.   

חשוב שתהיה לכם רשימה של פעולות מונוטוניות שצריך לבצע.  אני מכנה אותן "האבנים הקטנות".  

כך נוכל להפוך שעה אבודה לשעת עבודה.

 7. נר שביעי – חוק התכנון  + המעקב ובקרה.

 להקצות כמה דקות בתחילת היום לתכנון ודיוק המשימות.   

שאל את עצמך: אילו תוצאות ברצוני להשיג היום?  אילו פעולות בכוונתי לעשות כדי לממש תוצאות אלו?

להקצות כמה דקות בסוף היום למעקב אחר ביצוע המשימות וניתוח האפקטיביות כדי להשתפר כל הזמן.   

לתכנון את יום המחר.

 8 נר שמיני – חוק החריגים –  לשמור זמן לטיפול בבעיות חריגות ובהפרעות חיצוניות.   

  אל תתן לבלתי צפוי להפתיע אותך כל יום מחדש.  

השאר זמן אוורירי בו תוכל לטפל  ולתת פתרונות איכותיים גם לדברים  שלא היו מתוכננים מראש. 

9. נר תשיעי – חוק המנוחה – לזכור לתכנן גם את החופשות והמנוחות אחרת לעולם לא מגיעים אליהן.    

מחקרים מראים כי האפקטיביות שלנו יורדת אחרי כשעה וחצי. 

לכן מומלץ לרכז מאמץ, להגדיר תוצאות שרוצים להשיג בזמן הנתון ולתכנן גם את ההפסקות.

 90 דקות מאמץ ואחריו 10 דקות הרפייה הם השילוב המיטבי. 

שילוב של טכניקות נשימה והרפייה במהלך היום יסייעו בשמירה על מיקוד גבוהה ואפקטיביות.

חנוכה שמח ומאיר!!!

חנוכה של חיבור חזק לעצמכם ודיוק של הדברים הנכונים ביותר עבורכם.

ניהול זמן ותיעדוף משימות מאפשר לנו לקחת אחריות מלאה על חיינו, לחיות בתחושת הגשמה וסיפוק, להרגיש שאנו מקדמים באופן מתמיד.

"הדברים החשובים באמת כמעט לעולם אינם דחופים,

ומפתיע להיווכח כמה רבים הדברים הדחופים שאינם חשובים באמת".

אייזנהאור (נשיא ארה"ב)

גילי ראובני, יועצת ארגונית ומאמנת עסקית

מנכ"ל  Great Business Results

התמחות בשיפור מיומנויות ניהול והובלת שינויים בזמן משבר