מהם הסודות של ארגונים מצליחים שקולטים עובדים ומשכילים לשמר אותם לאורך זמן רב בארגון?
או לחילופין, מה גורם לעובדים הטובים לנטוש ארגון /עסק ולעבור למתחרה?
כיועצת ארגונית המלווה חברות גדולות , בינוניות וקטנות בתהליכים של התייעלות והגברת הריווחיות אני רואה שאחד האתגרים הכי גדולים הוא לא רק גיוס נכון, אלא קליטה וחניכה מדויקת המאפשרת לעובדים החדשים להתאקלם ולהשתלב בארגון .
המטרה: כניסה מהירה לתפקוד מלא ומיטבי של עובד חדש בארגון.
האם זה ריאלי?
הרצון שלנו כי העובד החדש יהיה מסוגל לבצע ביעילות ובאופן עצמאי את המשימות שהתפקיד דורש ממנו יחד עם אתגרים בלתי צפויים.
זוהי אכן שאיפתו של כל מנהל /ארגון. אולם לצערנו במציאות הדברים פועלים אחרת.
מה צריך לעשות כדי להגיע למצב שבתקופה קצרה יחסית נצליח להביא את העובד החדש הכי קרוב למצב האידיאלי?
התשובה לכך נעוצה בתהליך קליטה וחניכה – החל מכניסה בשערי הארגון ועד לתחושת השותפות המלאה – קיצור תהליכים וייעול כדי לעמוד ביעדים של איכות והספקים.
קליטה וחניכת עובד חדש איננה מסתכמת בהעברת ידע תאורטי ומקצועי בלבד, זהו תהליך מורכב המבוסס על התייחסות לצד המקצועי והרגשי של העובד כאחת. לחניכת עובד חדש תרומה קריטית ומשמעותית על שילובו בארגון.
תהליך חניכה טוב הינו השקעה לטווח ארוך והתועלות שיביא עצומות:
- צמצום נטישת עובדים + יצירת קביעות.
- ירידה דרסטית בפחתים של חומרי גלם ושעות ייצור.
- יכולת לעמוד בתוכנית ייצור + דרישות איכות.
- חניכה טובה של עובדים חדשים וותיקים כאחד מהווה את אחד ממנועי הצמיחה של כל ארגון, היא אמצעי להרים את הכסף מרצפת הייצור, היא ההשקעה הכי משתלמת בתהליכי הייצור.
מכונות, ציוד חדש וחומרי גלם אפשר לקנות בכסף. אנשים ועובדים טובים צריך לטפח , להכשיר ולהעצים.
היתרונות והחסרונות של קליטה נכונה של עובד חדש
תהליך קליטה כושל עלול לגרום לעובד החדש מירמור, בלבול ותסכול רב שהשלכותיהם הן תחושת כשלון מתמשכת עד כדי עזיבה.
חמור מכך, יש חשש כי בתום תקופת ההכשרה העובד לא יגיע לרמת הביצועים הנדרשות מאחר וחסרים לו ידע ומיומנויות עקב תהליך קליטה ולימוד לא מסודר ולא שיטתי.
מחקרים מצביעים על כך כי כ- 80% מהעובדים החדשים שעזבו ארגון תוך פחות משנה היה עקב חוסר היערכות מתאימה של הארגון לקליטתם.
ההמלצה: להשקיע בתהליך מסודר של מיון וקליטת העובדים המתאימים בתהליך מובנה ומדויק תוך דגש על שילובם וקידומם במערכת וזאת במקום לעסוק כל הזמן בגיוס וקליטת עובדים חדשים.
חניכה טובה מתבססת על שלושה מרכיבים מרכזיים התלויים ומשלימים זה את זה: קשר אישי בין החונך לחניך , מרכיב הידע והמרכיב המנטלי .
חסמי הצלחה – גורמים שעלולים לפגוע בקליטת עובד חדש
פסיביות– חשוב לדאוג כי תהליך החניכה לא יהיה תאורטי בלבד ולא יתבסס רק על למידה פרונטלית.
יש לשלב התנסויות, ניתוח מיקרים מהשטח, המחשות ודוגמאות. יתרה מזאת, לחשוף את העובד החדש כבר בשלב הראשון לאתגרים מדורגים הכוללים משימות פשוטות לביצוע באופן עצמאי.
הצפה בפרטים קטנים – too much information – יש להימנע מעומס יתר מכיוון שהמוח לא יכול להכיל יותר מדי מידע בבת אחת. תפסת מרובה לא תפסת. גישה שמנסה לתת הכל בזמן קצוב.
קצרים בתקשורת -כל ארגון מאמץ לעצמו שפה ומושגים מקצועיים יחד עם סלנג ייחודי. אותה שפה פנים ארגונית לא מובנת ולא מוכרת למי שמגיע מבחוץ. חשוב להעביר את המילון הפנימי במדויק ולייצר אקלים המעודד שקיפות ולגיטימציה להצבת שאלות. מילה או מונחים שלא הובנו כהלכה עלולים ליצור בלבול, מבוכה וחוסר הבנה עד כדי פגיעה קריטית בתהליכי ייצור. תקשורת נכונה וזרימת מידע כדי לייצר בהירות ושקיפות הם תנאי להצלחת החניכה.
חוסר הלימה בין דרישות וציפיות להגדרת תפקיד החונך – בארגונים רבים תהליך החניכה מתבצע על בסיס התנדבותי, בצורה לא פורמלית, ללא תגמול וללא הכרה בכך שתהליך זה מטיל עומס נוסף רב על החונך בנוסף לתפקידו ומשימותיו הקבועות. ההשלכות הן חוסר עקביות, חוסר התמדה וחוסר רצינות בביצוע החונכות מתחילתה ועד סופה – תהליך חונכות שלא התבצע כהלכה גורם נזק, תסכול ובסופו של דבר מגביר את נטישת העובדים הטובים.
חסמי הצלחה אלו עלולים לחבל ולעכב את קליטתו והשתלבותו של עובד חדש בארגון. קיימת חשיבות רבה בתהליך שיטתי ומסונכרן עם כל הגורמים המאפשר את מרחב הטעייה והתהייה עבור העובד החדש.
5 המפתחות לקליטה וחניכה מיטבית של עובד חדש:
- נוכחות מעצימה – לראות את החניכה כחלק משמעותי בתרבות הארגונית, לתת לה מקום ולבנות תכנית פעולה מסודרת להטמעתה.
- תפקיד לא התנדבות – לראות ולבסס את מעמד החונכות כחלק בלתי נפרד מהגדרת תפקיד ומטלות הארגון. זוהי משימה חשובה הדורשת מיקוד ומשמעת.
- בחירת החונכים – למיין ולבחור את החונכים (עפ"י פרמטרים שיתוארו בהמשך), לבנות מסלול קליטה, הכשרה וחניכה.
- הכשרה ומנטורינג לחונכים – לקיים ולתרגל הכשרה משמעותית לחונכים, מקום להיוועצת, שיתוף בקשיים ובהצלחות.
- לחגוג את ההצלחות – לקבוע מדדי הצלחה ומערכת תגמול עבור החונכים.
איתור ובחירת החונך האידיאלי – מי מתאים להיות חונך
כדי להיות חונך טוב לא די בלהיות עובד מקצועי ומנוסה. זהו תנאי הכרחי אך לא מספיק. ישנם גורמים נוספים שקיומם יכריע בין הצלחה לכישלון החונכות כגון:
- רצון ומוכנות מצד החונך ללמד ולשתף בידע.
- מקצועיות- על החונך להיות מקצועי ולשלוט בתחומי החניכה.
- יכולת וכישורים ללמד ולהעביר את הידע.
- זמינות, אכפתיות וסבלנות – החונך יהיה זמין להתייעצות, לשאלות והבהרות.
- שאיפה להוות גורם מעצים, המלווה את העובד ויוצר חוויית הצלחה תוך שיפור מתמיד.
- דוגמא אישית – עובד מוערך ובעל מעמד מקצועי בארגון. כזה שסומכים עליו, מעריכים את יכולותיו המקצועיות ומפרגנים לו.
חונך המקרין רוח טובה וחיובית שנותנת ערך מוסף לחניכה.
קריטריונים אלו לבחירת החונכים הם המפתח להצלחת תהליך החניכה. המטרה שלנו – צמצום הפער בין המצב המצוי לרצוי.
לצערי הרב, מעט חברות מגדירות ומיישמות תהליך מובנה של חניכת עובד חדש. ההפסד כולו של הארגון.
GPS לתהליך קליטה והשתלבות של עובד חדש בארגון
נוהל קליטת עובד חדש מהווה מפת דרכים ומשרטט את כל תהליך הקליטה וההשתלבות של עובד חדש בארגון.
זוהי רשימה (צ'קליסט) המתארת כל שלב, מי אחראי על מה יחד עם קביעת קצב ומדדים של שילוב וחניכת העובד.
טרם הגיעו של העובד – הכנת עמדת עבודה, אישורו במערכת, פתיחת מספרי ספק, קודים לאינטרנט, ציוד נלווה וכד'.
שלב הקליטה – היום/ השבוע / החודש / הרבעון הראשון – כיצד יתקבל , מי אחראי ומתי – רצוי להכין תלקיט welcome הכולל את המבנה הארגוני ונהלי הארגון, החזון וערכי הליבה, דרכי יצירת קשר, רשימת מיילים וטלפונים ועוד מידע שיקל את ההיכרות והשתלבות בתרבות הארגונית. בשלב הראשון נדרשת מעורבות אקטיבית של גורמים מתוך הארגון ביצירת התנאים המיטביים לקליטת העובד החדש. אפשר ורצוי להדפיס נהלים מחייבים בשפות שונות (ערבית, רוסית, אמהרית ועוד).
שלב העצמאות – ניתן לשחרר בהדרגה את רמת התמיכה והליווי תוך הגדרת מערכת של מעקב ובקרה.
לסיכום: קליטת עובדים חדשים בארגון זהו תהליך שקורה כל הזמן ואינו מסתיים לעולם.
פיתוח נוהל קליטת עובד מסייע בהפחתת העמימות ויצירת תכנית פעולה שמתאמת בין כל הגורמים המעורבים.
התוצאה: טיפוח עובד עצמאי המבצע את תפקידו באופן איכותי ועצמאי תוך מינימום זמן ועם חיוך.
אם בארגון שלכם קיימת בעיה של חוסר מיצוי יכולות העובדים,
אם אתם מוצאים את עצמכם מגייסים שוב ושוב את אותם העובדים, מבזבזים משאבים על הכשרתם ומתאכזבים מנטישתם של העובדים הטובים….
מוזמנים לפנות לתאום שיחת שיקוף עסקית / ארגונית ללא עלות.
