ההתנהגויות השונות סביב הזמן יכולות להיות קשורות או לא קשורות לערך במצפן הערכים שלי.
עלינו לזכור כי יש הבדל בבחירה של כל אחד מאיתנו בתוך מערכת ( משפחתית , ארגונית , מערכת באשר היא ) האפשרויות הן :
אני מנוהל ע"י המע' (ראקטיבי) – המערכת היא המכתיבה לי
אני מנהל את עצמי במע' (פרואקטיבי).- אני מכתיב לי
בכדי להגיע לניהול איכותי ויעיל של הזמן אנו חייבים להיות פרואקטיבים .
במהלך המאה אחרונה 60-50 שנים אחרונות, זמן הופך משאב רציני, מתפתחות טכניקות לניהול זמן.
עד כה התפתחו ארבע פרדיגמות לניהול זמן:
דור ראשון: פתקים לכיס, רשימות, ארגון
דור שני: יומן מסודר- סדר יום, שבוע.
דור שלישי: ניהול על פי תדמיות- לארגן רשימה מהתחלה עד הסוף וכו'.
דור רביעי: ניהול על פי חשיבות- עקרון החשיבות
על פי הדור הרביעי , הניהול של הזמן מחולק לארבעה רבעים :
רביע ראשון
הכול מאוד משברי, מה שמניע זה המשבר ואז הכול בחדר מיון וזה שוחק את האנשים.רביע זה גוזל את מירב זמנם של אנשים מכורים למשברים הפועלים במיטבם תחת לחץ ,הם: חשובים מאוד, עסוקים מאוד, אינטנסיבי, ערך עצמי בעייתי "אני מציל את העולם".
רביע שני
רביע שעל פי רוב לא מוקדש מספיק זמן , זהו הרביע בו אנו פועלים בטיפול מניעתי – דרכו יש באפשרו תינו למנוע משברים , לארגן מרחב לדברים החשובים באמת – חמישה דברים מסייעים לנו : מודעות, מסוגלות, מקצועיות, גמישות,תלות הדדית
רביע שלישי
מאפיין אנשים שמרצים את עצמם או אחרים , יש בו ברבה אחיזת עיניים , הלא חשוב נראה כחשוב כי אין מיקוד
רביע רביעי
רביע הוונטילציה 5% – 7% תקין מעבר לאחוזים אלו בעייתי – שודדי הזמן נמצאים ברובם פה
זמן לרבעון השלישי מיובא בעיקר מהרבעון השני ומהרבעון הרביעי.
ריבוי תפקידים, כמות ומגוון מטלות, כמות מידע, קצב פעילות מהיר וזמינות יתר הם רק חלק מהגורמים המשפיעים על סדר היום שלנו ועל אופן ניהול הזמן. במציאות זו של עולם מואץ עלינו לקבוע קדימויות ולפעול על פיהן, כדי לא לאבד את הכיוון ולא לוותר על המטרות החשובות לנו ביותר.
סטיוון קובי בספרו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" מציע לנו כי הבחנה בין "חשוב" ל"דחוף" בעת ניהול זמן היא קריטית.
"חשוב" – פעילות המקדמת אותנו למטרה שקבענו או למימוש ערכים מרכזיים שלנו. עונה על השאלה "מה חשוב עבורי?" (בדרך כלל דורש יוזמה וראייה לטווח ארוך)
"דחוף" – פעילות שדורשת תגובה מיידית. מוגדר על ידי השאלה "מה מחייב תגובה מיידית על ידי?"
(לעיתים קרובות תגובה לאירועים חיצוניים, "כיבוי שריפות".
מאמר זה הוא חלק מסדנת ניהול זמן.
אם אתה מרגיש שהזמן עף לך ואתה עושה המון דברים אבל לא מגיע לתוצאות המיוחלות
אם הרבה משימות נשארות פתוחות בגלל שקפצת מדבר לדבר
אם אתה מותש ובא לך לנהל את הזמן ולא להתנהל על ידיו….
