מעט דברים מתסכלים מנהלים יותר מתחושת חוסר האחריות של עובדים.
משימה ניתנת, העובד אומר שהוא מטפל בנושא, אך כאשר בודקים בהמשך מתברר שהדברים לא באמת התקדמו. לעיתים האחריות חוזרת למנהל ולעיתים נוצרים עיכובים שמכבידים על כל הצוות.
במקרים כאלה מנהלים רבים שואלים את עצמם האם מדובר בבעיה של העובדים. אך ברוב הארגונים הסיבה עמוקה יותר.
למה זה קורה
לעיתים נראה שמדובר באופי העובדים או ברמת המחויבות שלהם. אך במקרים רבים מקור הבעיה הוא דווקא במבנה הניהולי.
כאשר תחומי האחריות אינם מוגדרים היטב, העובדים אינם בטוחים מה בדיוק מצופה מהם. במצבים כאלה הם נוטים לחזור למנהל כדי לקבל אישור או הנחיה נוספת.
כמה מצבים נפוצים שמחלישים אחריות עובדים:
- תחומי אחריות שאינם מוגדרים היטב
- חפיפה בין תפקידים בצוות
- חוסר בהירות לגבי סדרי עדיפויות
- משימות שאינן מתורגמות לתוצאות ברורות
כאשר הדברים אינם ברורים, גם עובדים טובים מתקשים לקחת אחריות מלאה על המשימות שלהם.
המחיר הניהולי
כאשר עובדים אינם לוקחים אחריות, ההשלכות מורגשות מהר מאוד בעבודת הצוות.
נוצרים כמה תהליכים בעייתיים:
- העומס חוזר למנהל
- עובדים אחרים בצוות נאלצים להשלים משימות
- החלטות מתעכבות
- הביצועים נפגעים
עם הזמן המנהל מוצא את עצמו מעורב כמעט בכל פרט קטן במקום להתמקד בניהול ובהובלת הצוות.
מהשטח
באחד הארגונים שליוויתי אמר לי מנהל:
"יש לי עובדים מצוינים, אבל בסוף הכול חוזר אליי."
כאשר בחנו יחד את מבנה העבודה התברר שתחומי האחריות בצוות לא היו מוגדרים מספיק. העובדים לא תמיד ידעו מי אחראי על כל משימה ולכן פנו אליו כמעט בכל נושא.
לאחר שהוגדרו תחומי האחריות ונבנו שגרות עבודה ברורות, רוב ההחלטות התקבלו בתוך הצוות והעומס על המנהל ירד בצורה משמעותית.
איך מחזקים אחריות בצוות
חיזוק אחריות עובדים אינו תלוי רק במוטיבציה של העובדים, אלא בעיקר במבנה הניהול.
כמה פעולות מרכזיות יכולות לחזק אחריות בצוות:
- הגדרת תחומי אחריות ברורים
- חלוקת משימות ברורה בין חברי הצוות
- קיום שגרות עבודה קבועות
- מתן משוב קבוע לעובדים
- מתן סמכות לפעול במסגרת התפקיד
כאשר העובדים יודעים מה מצופה מהם ומה בסמכותם, הם נוטים לקחת אחריות רבה יותר על התוצאות.
שאלות נפוצות של מנהלים
איך לגרום לעובדים לקחת יותר אחריות?
כאשר תחומי האחריות מוגדרים בצורה ברורה והעובדים מבינים מה מצופה מהם, הם נוטים לקחת אחריות רבה יותר על המשימות שלהם.
איך לחלק אחריות בצוות בצורה ברורה?
חלוקת אחריות טובה מבוססת על הגדרת תפקידים ברורה וממשקי עבודה בין חברי הצוות.
איך לחזק אחריות אישית בעבודה
אחריות אישית מתחזקת כאשר העובדים מקבלים משוב קבוע, סמכות לפעול ושקיפות לגבי התוצאות.
סיכום
אחריות עובדים אינה נוצרת מעצמה. כאשר תחומי האחריות ברורים, יש שגרות עבודה קבועות והעובדים מקבלים סמכות לפעול, האחריות האישית שלהם גדלה והצוות פועל בצורה עצמאית ויעילה יותר.