עקרונות לניהול זמן אפקטיבי

עקרונות לניהול זמן אפקטיבי

גנבי זמן חיצוניים: להכיר את האנשים שרגילים להפתיע אותי בבקשות דחופות, ולהעמיד להם גבולות.

גנבי זמן פנימיים: להכיר את ההרגלים שלי  שמקשים עלי לעבוד בצורה אפקטיבית, ולשנות אותם.

תכנון: להקדיש את 5 הדקות הראשונות של היום לתכנון סדרי עדיפויות וצורת העבודה.

רישום: לרשום כל דבר חדש שצריך לעשות.

מיקוד: להתחיל את היום במשימות החשובות ביותר.

אפקטיביות: לעבוד קודם על המשימות שסיומן יאפשר לי לסיים גם משימות אחרות.

סיום משימות: לסיים כל עבודה שאפשר לסיימה, על מנת "להוריד אותה מהראש" ומהשולחן!

ריכוז משימות: לרכז משימות דומות (טלפונים, תיוק וכיו"ב), ולטפל בהן בבת אחת.

תגובה מיידית: לטפל בכל מסמך פעם אחת, לקרוא ולזרוק, או לטפל מייד -לפי העניין.

חלוקת תפקידים ברורה– למנוע מצב שבו הרבה אנשים מטפלים באותו עניין.

תחקיר: להקצות כמה דקות, בסוף כל יום, לבדיקה שכל מה שתכננתי אכן בוצע.

תכנון המחר: להקצות כמה דקות, בסוף כל יום, לתכנון יום המחר.

מנוחה: לזכור לתכן גם את החופשות והמנוחות – שאחרת לא מגיעים אליהן.

יתרון יחסי: לתת לאחרים לבצע את מה שאין לי בו יתרון יחסי או ידע מספיק.

מצבור חירום: לתכנן סטוק – מצבור חירום – של  "חורי זמן" לטיפול בבעיות לא צפויות חיצוניות.

תקשורת דו- סטרית: להבהיר עד מתי צריכה להתבצע כל מטלה.

 

 

כלים לניהול זמן:

רישום שבועי ויומי: רשום את המטלות השבועיות פעם בשבוע. כל יום הסתכל ברשימה המקורית, ארגן רשימה משופצת, וסדרה לפי העדיפויות (1,2,3).

קביעת זמנים: רשמת  את הטלות החשובות. עכשיו תכנן ביומן מתי תבצע אותן לפי שעה מדויקת או לפי "בערך" (בוקר, צהריים, ערב)

קבע יעדים: ועבור עליהם בקביעות כדי לעדכן אותם.

 

כללים לקביעת סדר עדיפויות:

  1. אל תיתן לדברים צדדיים שנראים לך דחופים להשתלט על זמנך.
  2. סיים את הדברים החשובים קודם, ואל תחכה עד שהם יהפכו להיות דחופים.
  3. זכור, שלפעמים כדי להגיד "כן" לדברים יותר חשובים, צריך להגיד "לא" לדברים אחרים..
שיתוף ב:
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on telegram
Share on whatsapp

קטגוריות

מאמרים וכתבות

ארכיונים
דילוג לתוכן