לקחת יוזמה- מאמר שפורסם בעיתון "עדיף" 7.5.15

לקחת יוזמה

כיצד מניעים את צוות המשרד לפעולה, מפסיבי ורדום לאקטיבי ונלהב. גילי ראובני, מאמנת עסקית ויועצת לשכת סוכני הביטוח, מספקת פתרונות יעילים לתגבור העבודה היומיומית

עבודת סוכני הביטוח הולכת ונעשית יותר ויותר מורכבת, העומס גובר וסוכנים רבים מוצאים עצמם עובדים לילות כימים, במרוץ מטורף נגד הזמן. הם מתלוננים כי לא ישנים מספיק, לא רואים את המשפחה, לא מוצאים זמן לפעילות פנאי.בשיחה מלב אל לב הם מודים כי ללא שינויים דרסטיים בהתנהלותם המצב רק יחמיר, היות והעבודה נהיית רק תובענית יותר, ובפועל עובדים כדי לשרוד.

צרפו לזה שחיקה אישית, ירידה ברווחיות, עליה בתקורות – והרי לכם מציאות שלא תרצו לפעול בה.
במהלך עבודתי, כמלווה עסקית של עשרות סוכנויות ביטוח ועסקים קטנים, ליקטתי ארבעה טיפים מרכזיים, שהוכיחו את עצמם בשטח.

1. משרד יוזם, מפסיבי לאקטיבי
הפכו את עובדי המשרד לצוות מכירות מיומן ואסרטיבי. שינוי תפיסתי, על ידי יצירת הרגלים חדשים והתמדה בהם, יוביל להגברת תפוקות, ייעול ומיקוד, יוזמה וחדשנות גם מצד העובדים הביישנים והשקטים.

2. Back office חזק, יוזם ועצמאי
סוכנויות ביטוח רבות ומצליחות מעידות על עלייה מתמדת בהיקף המכירות וקצב גידול מהיר בהתאמה. נוצר פער בולט בין יכולת המכירה המהירה לבין יכולת צוות המשרד להכיל את הטיפול, העיבוד והתגובה המתאימה ; הסוכן הוא תותח מכירות, אולם נוצר "צוואר בקבוק" בחלק התפעולי.

שינוי ארגוני והגדרה מחדש של נהלים, תחומי אחריות, מתן עצמאות, מדדים ברורים, דרכים אפקטיביות למעקב ובקרה מגשרות בהצלחה על הפער בין הרצוי למצוי.

3. בניית אסטרטגיה שיווקית מבוססת תוכן
טכנולוגיה מתקדמת ותכנים מתאימים מאפשרים הגעה מדויקת ומהירה לקהלי היעד שלכם. תהליך מאורגן ומובנה של תכנית עבודה שיווקית ימקסם את הערך המוסף שלכם. בדרך זו תשמרו ותחזקו את הקשר עם הלקוחות הקיימים ותגיעו ללקוחות חדשים. שימוש בעקרונות אלו יסייע לכם בהתמודדות מול המתחרים על ידי הבלטת יתרונותיכם. כך שהלקוחות ידעו לזהות את הייחודיות המאפיינת את עבודתכם.

אני ממליצה לייצר תכנית עבודה שיווקית המבוססת על תמהיל של כמה ערוצי תקשורת כגון פייסבוק, אתר אינטרנט, באנרים, ניוזלטר ועוד. סוכנים רבים כבר משתמשים בטכנולוגיות הללו, אך לצערי לא מקפידים דיו על איכות התוכן ותדירות העברת המסרים, ובכך "שורפים" לעצמם את הגשרים וחוסמים ערוצים חיוניים אלו. למרות שהמדיה החברתית היא ברובה חינמית ונגישה לכולנו, חשוב ללמוד כיצד לעשות את הדברים נכון.

האומץ לשנות
4/5/2015
בתקופה של שינויים דרמטיים בענף הביטוח, על מנת להגביר תפוקה חייב הסוכן לצאת מאזור הנוחות ולהטמיע שינויים מהותיים בהתנהלות המשרד

4. ניהול זמן ותעדוף משימות

כדי להצליח לעמוד בכל המשימות והשינויים שלקחנו על עצמנו, אנו מחויבים להתייחס למימד הזמן.

הזמן הוא המשאב היקר ביותר, הוא מתכלה, זמן שאבד לא חוזר. אם אנחנו לא ננהל אותו, הוא ינהל אותנו.

רוב סוכני הביטוח רצים אחרי השוטף, מגיע סוף חודש והמרוץ מתחיל מחדש.

בגדול לא עוצרים כדי להקדיש מחשבה לדרך שבה ניתן לבצע את הדברים אחרת, בצורה טובה ויעילה יותר.

לפיכך, אני מציעה שבעה מפתחות לניהול זמן אפקטיבי:

1. שודדי זמן חיצוניים – לזהות מיהם האנשים שמסיחים את דעתך וגוזלים זמן עבודה יקר, ולהעמיד להם גבולות.

2. שודדי זמן פנימיים – מהם ההרגלים המעכבים ופוגעים ביעילות עבודתי. לזהות ולשנות אותם בזריזות.

3. תכנון היום – תפתחו את היום עם חמש דקות של התמקדות ותכנון. מה אתם רוצים שיקרה היום.

4. תכנית שבועית – בסוף כל שבוע הגדירו ורשמו את המטרות והמשימות לשבוע הבא.

5. ריכוז משימות – מומלץ לרכז מטלות מאותו הסוג (טלפונים, תיוק וכיו"ב), ולעבוד עליהן באותה יחידת זמן.

6. תגובה מיידית – הרגילו את עצמכם לטפל בכל מסמך חדש שנכנס פעם אחת בלבד: לקרוא, לטפל, לתייק או לזרוק.

7. מנוחה – לא לשכוח, להקצות זמן לעצמי – מנוחה, רוגע, משפחה, מילוי מצברים.

אם הנקודות הללו חלשות אצלכם, יתכן ואתם זקוקים לחידוד ולמיקוד כדי לבנות לעצמכם את החיים שאתם באמת רוצים לחיות.

שיתוף ב:
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on telegram
Share on whatsapp

קטגוריות

מאמרים וכתבות

ארכיונים
דילוג לתוכן