מנהלים רבים מרגישים שהם עובדים ללא הפסקה. היום מלא בפגישות, בעיות והחלטות קטנות. למרות המאמץ הגדול, בסוף היום התחושה היא שהניהול עצמו כמעט ואינו מתקדם.
במקום להוביל את הצוות קדימה, המנהל עסוק בעיקר בפתרון בעיות שוטפות.
הבעיה הניהולית
כאשר כמעט כל החלטה חוזרת למנהל נוצרת מערכת תלויה. העובדים פונים אליו כמעט בכל נושא:
- פתרון בעיות
- קבלת החלטות
- תיאומים בין עובדים
המנהל הופך לצוואר הבקבוק של הארגון. גם נושאים קטנים יחסית מצטברים לעומס גדול שמקשה על המנהל להתמקד בניהול ובהובלה.
המחיר הארגוני
ניהול תגובתי יוצר כמה בעיות מרכזיות:
- הצוות פחות עצמאי
- החלטות מתקבלות בלחץ
- המנהל נשחק במהירות
כאשר המנהל עסוק כל הזמן בכיבוי שריפות, אין זמן לפיתוח עובדים, לשיפור תהליכים או לחשיבה קדימה.
מהשטח
באחד הארגונים שליוויתי אמר לי מנהל:
"אני מרגיש שאני עובד כל היום כדי לפתור בעיות של אחרים."
כאשר בדקנו יחד את מבנה העבודה התברר שלא הייתה חלוקת אחריות ברורה בצוות. העובדים לא היו בטוחים מי אחראי על מה ולכן פנו אליו כמעט בכל נושא.
לאחר שהוגדרו תחומי אחריות ונבנו שגרות עבודה קבועות, רוב הנושאים נפתרו בתוך הצוות עצמו והעומס על המנהל ירד משמעותית.
איך יוצאים ממעגל כיבוי השריפות
כדי לצמצם כיבוי שריפות נדרש שינוי במבנה הניהול:
- הגדרת תחומי אחריות ברורים
- בניית שגרות עבודה קבועות
- חיזוק עצמאות העובדים
- תיאום בין תפקידים בצוות
כאשר המערכת ברורה, העובדים יודעים כיצד לפעול והמנהל אינו צריך להיות מעורב בכל פרט.
סיכום
מנהלים רבים אינם עובדים פחות קשה – אלא פשוט עסוקים מדי בכיבוי שריפות. כאשר מגדירים אחריות ברורה ובונים שגרות עבודה קבועות, חלק גדול מהבעיות נפתרות בתוך הצוות והמנהל יכול להתמקד בניהול ובהובלה.
שאלות נפוצות של מנהלים
איך להפסיק לכבות שריפות בניהול
כיבוי שריפות מתרחש כאשר אין חלוקת אחריות ברורה בצוות. כאשר האחריות מוגדרת היטב והעובדים יודעים כיצד לפעול, חלק גדול מהבעיות נפתרות בתוך הצוות.
איך לחלק אחריות בצוות בצורה נכונה
חלוקת אחריות נכונה מבוססת על הגדרה ברורה של תפקידים ותחומי סמכות. כל עובד צריך לדעת על מה הוא אחראי ומה מצופה ממנו.
איך להפוך צוות לעצמאי יותר
צוות עצמאי נבנה כאשר העובדים מקבלים סמכות לפעול במסגרת תפקידם לצד שגרות עבודה שמאפשרות למנהל להישאר מעודכן.