איך לנהל את הזמן כדי להספיק את הדברים החשובים ביותר!

נשאלתי פעם באחת הסדנאות:  “מהו לדעתך הדבר הארוך ביותר ובו זמנית גם הקצר ביותר, המהיר ביותר ובו זמנית גם האיטי ביותר, הניתן באותה העת לחלוקה ולהרחבה?

מהו הדבר החמקמק הזה אותו רוב בני האדם נוטים להזניח ועליו מתחרטים יותר מכל?”

“הזמן”!!!  

ניהול זמן אפקטיבי הוא אחד האתגרים הגדולים ביותר של כל אדם ובטח של כל מנהל.
היות והזמן הוא המשאב היקר ביותר, יש לתכננו ולנהלו בקפידה.

הצורה שבה מנהל מארגן ומנצל את זמנו תקבע במידה רבה את יעילותו והשפעתו ותרומתו לארגון.

מטרה: להכניס את הדברים החשובים לסדר היום ולא רק את הדברים הדחופים! 

מפתחות לניהול זמן אפקטיבי

  • אל תיתן לדברים צדדיים שנראים דחופים להשתלט על זמנך.
  • סיים את הדברים החשובים קודם, ואל תחכה עד שהם יהפכו להיות דחופים ומלחיצים.
  • זכור שלפעמים, כדי להגיד “כן” לדברים יותר חשובים צריך להגיד “לא” לדברים אחרים.
  • חוק 20%-80% אומר, שאם נעשה 20% מהנושאים שאנו רוצים לעשות, לפי סדר עדיפות, נגיע לתפוקה של 80%.

ריכזתי עבורכם את עשרת העקרונות הכי משמעותיים לניהול זמן אפקטיבי 

(יש המון דרכים וטיפים נוספים, אך אלו באמת המרכזיים)

  1. חוק המיקוד: להתחיל את היום במשימות החשובות ביותר.
  2. חוק הריכוז: לרכז משימות דומות (טלפונים, תיוק) ולטפל בהם בבת אחת.
  3. חוק האפקטיביות: לעבוד לפי סדר החשיבות הגלובלית, ולא רק סדר דחיפות במיידיות המוטלת.
  4. חוק היתרון היחסי: להאציל סמכויות. לתת לאחרים לבצע את מה שאין לכם בו יתרון יחסי.
  5. חוק התגובה המיידית: לטפל מייד בכל מסמך רק פעם אחת: לקרוא או לזרוק או לטפל בו מייד, לפי העניין.
  6. חוק הפריון: לשבץ משימות הדורשות ריכוז ומחשבה לשעות הערנות המרבית.
  7.  חוק הרפיון :לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות “מתות” לביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות.
  8. חוק התכנון: להקצות בסוף כל יום כמה דקות לניתוח האפקטיביות ולתכנן את יום המחר.
  9. חוק החריגים: לשמור זמן לטיפול בבעיות חריגות ובהפרעות חיצוניות
  10. חוק המנוחה: לזכור לתכנן גם את החופשות והמנוחות – אחרת לעולם לא נגיע אליהן.

“הדברים החשובים באמת כמעט לעולם אינם דחופים, ומפתיע להיווכח כמה רבים הדברים הדחופים שאינם חשובים באמת.   (אייזנהאואר)

מאחלת לכם שבוע עבודה מוצלח וממוקד.
תעשו סדר במחשבות (מחשבה ותכנון לפני פעולה),
רשמו לעצמכם מה אתם רוצים להשיג השבוע ותשימו עוגן ביומן.
לאימון אישי או סדנה להגברת האפקטיביות , ניהול זמן ותעדוף משימות