עקרונות לניהול זמן אפקטיבי
גנבי זמן חיצוניים: להכיר את האנשים שרגילים להפתיע אותי בבקשות דחופות, ולהעמיד להם גבולות.
גנבי זמן פנימיים: להכיר את ההרגלים שלי שמקשים עלי לעבוד בצורה אפקטיבית, ולשנות אותם.
תכנון: להקדיש את 5 הדקות הראשונות של היום לתכנון סדרי עדיפויות וצורת העבודה.
רישום: לרשום כל דבר חדש שצריך לעשות.
מיקוד: להתחיל את היום במשימות החשובות ביותר.
אפקטיביות: לעבוד קודם על המשימות שסיומן יאפשר לי לסיים גם משימות אחרות.
סיום משימות: לסיים כל עבודה שאפשר לסיימה, על מנת "להוריד אותה מהראש" ומהשולחן!
ריכוז משימות: לרכז משימות דומות (טלפונים, תיוק וכיו"ב), ולטפל בהן בבת אחת.
תגובה מיידית: לטפל בכל מסמך פעם אחת, לקרוא ולזרוק, או לטפל מייד -לפי העניין.
חלוקת תפקידים ברורה– למנוע מצב שבו הרבה אנשים מטפלים באותו עניין.
תחקיר: להקצות כמה דקות, בסוף כל יום, לבדיקה שכל מה שתכננתי אכן בוצע.
תכנון המחר: להקצות כמה דקות, בסוף כל יום, לתכנון יום המחר.
מנוחה: לזכור לתכן גם את החופשות והמנוחות – שאחרת לא מגיעים אליהן.
יתרון יחסי: לתת לאחרים לבצע את מה שאין לי בו יתרון יחסי או ידע מספיק.
מצבור חירום: לתכנן סטוק – מצבור חירום – של "חורי זמן" לטיפול בבעיות לא צפויות חיצוניות.
תקשורת דו- סטרית: להבהיר עד מתי צריכה להתבצע כל מטלה.
כלים לניהול זמן:
רישום שבועי ויומי: רשום את המטלות השבועיות פעם בשבוע. כל יום הסתכל ברשימה המקורית, ארגן רשימה משופצת, וסדרה לפי העדיפויות (1,2,3).
קביעת זמנים: רשמת את הטלות החשובות. עכשיו תכנן ביומן מתי תבצע אותן לפי שעה מדויקת או לפי "בערך" (בוקר, צהריים, ערב)
קבע יעדים: ועבור עליהם בקביעות כדי לעדכן אותם.
כללים לקביעת סדר עדיפויות:
- אל תיתן לדברים צדדיים שנראים לך דחופים להשתלט על זמנך.
- סיים את הדברים החשובים קודם, ואל תחכה עד שהם יהפכו להיות דחופים.
- זכור, שלפעמים כדי להגיד "כן" לדברים יותר חשובים, צריך להגיד "לא" לדברים אחרים..