סוכן הביטוח – מנהל או מנהיג? כלים לניהול משרד הסוכן

סוכן הביטוח – מנהל או מנהיג?      כלים לניהול משרד הסוכן
סוכן הביטוח – מנהל או מנהיג? – כלים לניהול משרד הסוכן  

 גיליה משולם וגילי ראובני

                                                                                                            

סוכן ביטוח מצליח לא יכול להסתפק רק במיומנויות מקצועיות בביטוח, עליו לשלב מיומנויות ניהול ברמה הגבוהה ביותר.

הוא נדרש לגלות מנהיגות וחזון, לבצע חשיבה תכנונית, לתת השראה על ידי יצירת אופקים חדשים, התרחבות ופריצת גבולות.

 

 שאלה: האם סוכן הביטוח הוא גם מנהל או האם מנהל יכול להיות גם סוכן ביטוח?

מניסיוננו בענף, פגשנו במהלך השנים סוכני ביטוח רבים, בעלי סוכנויות. כמו כן, פגשנו מנהלים רבים, בעלי כריזמה ויכולת מנהיגות, מנהלים היודעים את פעולת ההנהגה הכוללת:

* תכנון – הכולל את הפעולות האסטרטגיות הנדרשות לניהול הארגון.

* ארגון – בניית מבנה ארגוני והגדרות תפקיד מתאימות, הקניית סמכויות לדרגים המקבלים החלטות.

* ניהול – יישום ההחלטות וביצוע העבודה השוטפת.

* בקרה ומדידה מתמדת – שיסגרו את המעגל, ויביאו לתוצאות המוגדרות.

 

מנהלים המקיימים שגרות ניהול ברמות השונות של הארגון: מפגישות אישיות עם המנהלים הכפיפים, דרך פגישות צוותיות וסיים בפגישות כלל ארגוניות. זאת, לצד פעילות רווחה המתקיימת מעת לעת על מנת להקנות לעובדים תחושת שייכות, פעולות גיבוש והגברת מוטיבציה.

 

מנהלים טובים אינם בהכרח אלה הבקיאים במקצוע, אלא אלה הבקיאים בניהול!

 

בבואנו לבחון את משרד הסוכן וניהולו, ניתן להבחין בסוכני ביטוח מקצועניים, בעלי אישיות כובשת, מעודכנים תמידית ברגולציה, בעלי יחסי אנוש מצוינים, ובכל זאת מציגים קשיים בניהול הסוכנות.

מכאן, לא כל מנהל יכול להיות סוכן ביטוח, ולא כל סוכן ביטוח יכול להיות מוגדר כמנהל.

 

ללמדנו, כי יש לשלב באמצעות כלים שונים את המקצועיות מצד אחד ואת הניהול מצד שני כדי להביא להצלחת הארגון.

 

ניהול כהגדרתו הוא אוסף פעולות של הנהגה והובלה.

ארגון, חשוב שיהיה לו חזון וערכים אשר יושגו באמצעות משאבים שונים כגון : משאבי אנוש (החלק העיקרי בארגון), נכסים, מוניטין ועוד.

מניסיוננו הרחב בענף, נוכל לתת דגימה של כלים:

 

הכלי הראשון שאנו ממליצות הוא אבחון הארגון – מבנה ארגוני והגדרות תפקיד.

כאשר ההיררכיה ברורה למנהל ולעובדים, ניתן לגזור פעולות “עשה” ו”אל תעשה”.

 

לאחר מכן, בניית הגדרות תפקיד, תואמות את ערכי הארגון ושיבוץ עובדים עם היכולות המתאימות למילוי התפקיד.

לדוגמה: בסוכנות מסוימת בה היה מבנה ארגוני “שטוח” – מנהל ועובדים. המלצנו למנות מנהלי ביניים, אשר יוכלו לתת מענה מקצועי לעובדים, לוודא ולבקר את תהליכי העבודה של העובדים מחד, ולדווח למנהלים מאידך. כך הארגון מרוויח את זמן המנהלים היקר, אשר מתפנה לטובת פעילות אסטרטגית.

 

הכלי השני  שנמליץ עליו – הכרת סגנונות התקשורת השונים.

בעזרת כלי זה, ניתן לשפר את יכולות העובדים לתקשר ביניהם באופן מיטבי, וכמובן להשתמש בכלים אלה בעבודה היום יומית עם המבוטחים.

לדוגמה: לקוח משימתי, אשר מבקש לרכוש ביטוח לרכבו, ישמח לשמוע את “השורה התחתונה”, את הסכום הסופי לתשלום (ולא ממה הוא מורכב או אילו פעולות נעשו על מנת להשיג מחיר זה). לעומתו, לקוח אנאליטי – יבקש לברר כל סעיף וסעיף בבניית המחיר, לא ימהר לתת תשובותיו, אלא סביר להניח שיעשה סקר שוק לפי שיסגור את העסקה.

חתמת שתקבל הכשרה בנושא סגנונות תקשורת, ותשתמש בה בעבודתה, תוכל להשיג תקשורת בין אישית טובה יותר עם המבוטחים, לעבוד ביעילות יותר ולהגיע לתוצאות בזמן קצר יותר.

 

הכלי השלישי – מקצועיות.

לימוד ועדכון הנושאים המקצועיים הינו קריטי בחיי הארגון / סוכנות הביטוח.

מאחר והרגולציה משתנה לעיתים תכופות, כל בעל מקצוע בתחום הביטוח (סוכן / חתמת / רפרנטית / תביעות וכד’) חייב להיות מעודכן. לצורך כך, נמליץ על שגרת לימודים / השתלמויות ועדכונים.

כל סוכן יקבע את תדירות המפגשים שיוקדשו ללימוד נושאים מקצועיים, חשוב להדגיש כי ניהול נכון של משרד סוכן חייב לכלול פרק זה בשגרת העבודה השבועית / חודשית.

כמו בכל ארגון, מומלץ לעשות בדק בית, לזהות נקודות חולשה וחוזקה. לטפח כמובן נקודות חוזקה, ולהיעזר בייעוץ חיצוני לטיפול בנקודות החולשה.

סוכן ביטוח מצליח לא יכול להסתפק רק במיומנויות מקצועיות בביטוח, עליו לשלב מיומנויות ניהול ברמה הגבוהה ביותר.

סוכן ביטוח מצליח נדרש לגלות מנהיגות וחזון, לבצע חשיבה תכנונית, לתת השראה על ידי יצירת אופקים חדשים, התרחבות ופריצת גבולות.

נוכל ללמוד שעור מסנט אקזופרי, מחבר הספר “הנסיך הקטן”:

“איך בונים סירה?

אוספים אנשים ונוטעים בהם את האהבה והכמיהה לים הגדול, הרחב והאינסופי, ולא מקבצים אנשים ואומרים להם להכין תכניות, לאסוף חומרים ולבנות סירה”.

 

סוכן ביטוח 2020 הוא סוכן שמציב את הלמידה והחדשנות במקום הראשון ולא מפסיק לרכוש כלים להתייעלות, שיפור שירות, הגברת השייכות של העובדים והלקוחות ויצירת שותפויות.

* הכותבות הינן יועצות ארגוניות בכירות בענף הביטוח